いつも店舗のお仕事お疲れ様です。
レジマニュアル、もしくはそれ以外の業務マニュアルを作成しようとして、どこから手を付けていくべきかお悩みの店舗マネージャーは多いのではないでしょうか。
実は、既にオープンして1度でもお客様をお迎えしたことのあるお店なら特に難しいことはありません。今行っている業務を文書にして、客観的に眺める状態にすればよいだけです。
私はあるアパレルブランドの店舗マネージャーをしています。私の所属するブランドは既に20年以上の歴史がありますが、未だに新しい業務マニュアルを作ることがあります。また最近では、レジ締め作業の方法が人によってバラツキがあり非効率であることに気づき、業務マニュアルの作成を行いました。
この記事は、マニュアル作成における客観視の重要性とそのための二つの方法を紹介しています。
この記事を読むと、業務プロセスを客観的に捉え、効果的なマニュアルを作成するのに役立ちます。
マニュアル作成に必要な「客観視」とは？
まず、「客観視」というキーワードがマニュアル作成では大切なステップとなります。客観的な状況を作るために以下２つの方法をご紹介させていただきます。
- 自分以外の誰かに機械的に記載してもらう
- スマーフォンの動画機能を使う。
それぞれを詳しく記載していきます。
自分以外の誰かに機械的に記載してもらう
自分で今やっているレジの一連の業務を文書化するとどうしても主観が入ってきます。
マニュアル作成にあたり「あれ？この次はなんだっけ？」と考え始めると余計にその主観にとらわれてなかなかマニュアル作成が始まりません。
レジミスをなくしたいという想いが強ければ強い人ほどなおさらです。
その場合は、自分以外の人に機械的に業務手順を記載してもらいます。もちろん手書きで問題ありません。「今やっているレジのステップを書き出してみて！」と紙を渡して書いてもらいましょう。
実際に、私もこの方法で紙ベースで業務手順を書き出してもらったもの、テキストエディタに打ち込んで、加筆修正して共有したことがあります。この方法は、「スタッフのみんなはどこを重視して業務を行っているのだろう？」ということが可視化できるのでとても有用でした。
なお、レジの流れを客観視するものなので、アルバイトさんだろうが店長だろうが誰でも問題ありません。まずは機械的に文字にできる人を探してお願いしてみましょう。
スマートフォンの動画機能を使う
一方で本当に忙しいお店は、それすらもお願いする余裕がないかもしれません。
もしくは自分一人でレジを打っており、誰にもお願いできないケースもあるかと思います。その際、客観視に自分の業務を見る方法としてスマートフォンの動画記録が有効です。
やり方は簡単です。スマートフォンの動画を録画にした状態で、いつも自分がやっているレジの流れを撮影してみます。
どこかにスマートフォンを立てかけたりして、手元が映るようなアングルで撮影出来ればなお良いでしょう。画質はまったく気にする必要ありません。なぜなら、この動画は自分の業務を客観視するためにだけにしか使わず、一度見たら見返すことすらしないものだからです。
この動画撮影は、作業を行う際の手順や細かい動作を逃さず捕捉することができます。これにより、マニュアルに記述する際の精度が向上します。また、自分の作業を振り返ることで、通常は気づかないような無駄な動きや改善点を発見することができます。自分のゴルフスウィングを動画に収めて繰り返し再生し、改善点を探るのと同じです。
まとめ
以上の２つの「客観視」を重視したマニュアル作成が現場で実務を遂行する私が推奨したいやり方です。
詳細は実際に作ったクレジットカード会計のレジマニュアルや現金会計のレジマニュアルをご参照ください。
